Por este medio, Union establece su Política de Tratamiento de Datos Personales, que se aplicará en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. En esta política se definirán los mecanismos para garantizar, de forma adecuada e idónea, el tratamiento de los datos personales recolectados a la fecha y a futuro en sus bases de datos y en desarrollo a sus actividades contractuales, laborales y comerciales entre otras, con el fin de permitir a los Titulares de los mismos el ejercicio del derecho de Habeas Data.
La presente política de tratamiento de datos se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Los siguientes son los datos de identificación del Encargado del Tratamiento de Datos Personales:
Razón social: SERVITRONICS SAS.
Dirección: Avenida Estación #5BN-27 Cali (Colombia).
Teléfono: 602 6533555.
La presente política se rige por o seguinte marco normativo:
Constitución Política.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.
Decreto reglamentario 1727 de 2009.
Decreto reglamentario 2952 de 2010.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Sentencia de la Corte Constitucional C-1011 de 2008.
Sentencia de la Corte Constitucional C-748 del 2011.
Comprometida con la protección de la información de carácter personal, privada y/o confidencial, obtenida dentro del desarrollo legal de sus actividades comerciales. En cumplimiento de la normatividad vigente, este documento tiene como finalidad establecer el procedimiento para la protección de la información confiada, procurando limitar el tratamiento de los datos personales recolectados, los cuales han sido suministrados de manera voluntaria por nuestros clientes, contratistas, proveedores, empleados, exempleados, visitantes y toda persona que tenga cualquier tipo de relación con la Compañía.
La información personal, privada o confidencial puede ser obtenida por medio de los siguientes canales:
a) Relación comercial o profesional con el cliente, proveedor o terceros relacionados con la Compañía.
b) Relación laboral con los empleados y exempleados.
c) Aplicación a procesos de selección.
d) Asistencia a capacitaciones, seminarios, charlas o cursos.
e) Remisión de correos electrónicos solicitando o remitiendo información.
Al momento de suministrar cualquier tipo de información personal, el Titular acepta que dicha información sea utilizada de acuerdo con la presente política. La Compañía no utilizará los datos para fines diferentes a los establecidos, salvo excepciones normativas o autorización expresa.
4.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
4.2 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las políticas de Tratamiento.
4.3 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
4.4 Canales para ejercer derechos: Medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos.
4.5 Dato personal: Cualquier información vinculada a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.
4.6 Dato público: Aquel que no es semiprivado, privado o sensible (ej. estado civil, profesión, calidad de comerciante).
4.7 Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos).
4.8 Encargado: Quien realiza el Tratamiento por cuenta del responsable.
4.9 Habeas Data: Derecho fundamental para conocer, actualizar y rectificar información recogida en bancos de datos.
4.10 Principio de legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la ley.
4.11 Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al Titular.
4.12 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado.
4.13 Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
4.14 Principio de transparencia: Garantía del derecho del Titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
4.15 Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o la ley.
4.16 Principio de seguridad: Manejo con medidas técnicas y administrativas para evitar pérdida o uso no autorizado.
4.17 Principio de confidencialidad: Garantía de reserva de la información incluso después de finalizar la relación laboral.
4.18 Responsable: Quien toma decisiones sobre los datos y su tratamiento.
4.19 Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto del Tratamiento.
4.20 Tratamiento: Cualquier operación sobre los datos (recolección, almacenamiento, uso, etc.).
4.21 PQR: Solicitud para corregir, actualizar, suprimir datos o revocar autorización.
4.22 Cliente: Persona a quien se prestan servicios profesionales por relación comercial.
4.23 Proveedor: Quien suministra bienes o servicios por relación comercial.
4.24 Empleado: Quien presta servicios personales bajo contrato de trabajo.
4.25 Tercero: Quien tiene relación comercial o de capacitación pero no es empleado, cliente o proveedor.
4.26 Registro Nacional de Bases de Datos: Directorio público administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Union almacena información general como nombre, identificación, género y datos de contacto. Además, trata datos de personas naturales y jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación (clientes, distribuidores, proveedores, acreedores, deudores y trabajadores). Se podrá almacenar información sensible con previa autorización del Titular conforme a la ley. La información suministrada a través del sitio web será tratada bajo esta política.
La recolección y tratamiento tienen el propósito de desarrollar las actividades de prestación de servicios de la compañía. Los datos podrán compartirse con terceros o autoridades para revisiones de calidad, auditorías o referencias de futuros negocios. También podrán usarse para enviar información comercial (invitaciones, boletines, informes) incluso después de terminada la relación comercial.
El material captado en las instalaciones o eventos podrá utilizarse para:
a) Garantizar la seguridad de personas y bienes.
b) Elaboración de material institucional (videos, brochures, POP) para fidelización y promoción.
Las personas pueden no autorizar este tratamiento diligenciando el formulario respectivo.
El Titular tiene derecho a:
7.1.1 Derecho de acceso: Obtener información sobre sus datos, tratamiento y finalidad de forma gratuita.
7.1.2 Derecho de actualización: Actualizar datos que hayan variado.
7.1.3 Derecho de rectificación: Rectificar información inexacta o incompleta.
7.1.4 Derecho de cancelación: Cancelar datos excesivos o no pertinentes.
7.1.5 Derecho a la revocatoria: Revocar la autorización cuando se incurra en conductas contrarias a la ley.
7.1.6 Derecho a presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Estos derechos pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes, representantes o personas designadas.
No se requerirá autorización en casos de:
Requerimiento de entidad pública o judicial.
Bases de datos de naturaleza pública.
Urgencia médica o sanitaria.
Fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por ley.
Datos relacionados con el Registro Civil.
La compañía se obliga a:
Garantizar el ejercicio del Hábeas Data.
Informar la finalidad de la recolección y los derechos del Titular.
Impedir el acceso no autorizado o fraudulento.
Conservar copias de las autorizaciones.
Actualizar la información dentro de los 5 días hábiles siguientes al reporte.
Informar a la autoridad sobre violaciones a códigos de seguridad.
Tramitar consultas y reclamos.
Toda petición, queja o reclamo (PQR) debe enviarse a:
Teléfono: 314 7731366.
El reclamo debe incluir identificación del Titular (nombre, identificación, domicilio, teléfono, e-mail), descripción de hechos y pruebas.
Si el reclamo está incompleto, se pedirá corrección en 5 días hábiles.
Si no se corrige en un mes, se entiende por desistido.
El término de respuesta es de 15 días hábiles.
Union sugiere no suministrar datos sensibles a menos que sea necesario. Se tratarán solo con autorización expresa, para salvaguardar intereses vitales, en procesos judiciales o con fines históricos/científicos. Respecto a menores de edad, se prevalecerán sus derechos, requiriendo autorización de representantes legales y teniendo en cuenta la opinión del menor.
No se transferirán datos a países que no cumplan los estándares de protección, salvo autorización expresa, razones de salud pública, transferencias bancarias, tratados internacionales o contratos necesarios para el Titular.
La compañía se compromete a adoptar directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio y mejorar estándares de seguridad. Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles sin autorización y las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009.
La permanencia de los datos depende de su finalidad; una vez agotada, se procederá a su destrucción ou devolución. Las cookies se usan para mejorar la navegación; parte de la información anónima puede ser recolectada aunque no se acepten.
La información se mantendrá de manera indefinida mientras se desarrolle el objeto social y sea necesaria para obligaciones legales. Esta política rige a partir de su publicación.
Actualizaciones:
Versión 1: 18 de septiembre de 2022 – Área de IT.